Conselho Regional de Medicina Veterinária - MS

CASE

Conselho Regional de Medicina Veterinária - MS

O Conselho Regional de Medicina Veterinária do Mato Grosso do Sul tem como principal escopo a fiscalização do exercício das profissões das áreas de Medicina Veterinária e de Zootecnia.

O PROBLEMA

Acúmulo e desorganização da documentação.

DESAFIOS

Tratar um volume de documentos estimado em mais de 13.000.000 (treze milhões) de documentos, de tal maneira que fosse possível recuperar as informações e utilizá-las para fins administrativo, contábil, jurídico e financeiro.

SOLUÇÕES

A TRIAGEM CONSULTORIA alocou ao projeto seu time de profissionais, estabelecendo como diretrizes à execução dos seguinte processos: 1º Organização mínima do ambiente e documentos; 2º Higienização de toda a massa documental; 3ª Elaboração e Aplicação de Tabela de Temporalidade; 4º Seleção da documentação e produção das devidas listagens de eliminação e índices remissivos para consulta dos documentos; 5º Organização da documentação com prazo de retenção vigente; 6º Mobilização do arquivo para a sede do conselho; 7º Assessoramento junto ao projeto de implantação de arquivos deslizantes; 8º Reorganização da documentação na nova sede; 9º Implantação de Software de Gestão Eletrônica de Documentos e Automação de Processos - TRIFY; 10º Digitalização dos documentos para efeitos de pesquisa, acesso e uso da informação.

RESULTADOS

Após 12 meses de trabalho, a TRIAGEM CONSULTORIA resolveu o desafio com a massa documental do CRMV/MS, oportunizando ao órgão o aprimoramento de seus processos, maior dinamismo nas tomadas de decisão, diminuindo, significativamente, o tempo de resposta do órgão aos seus clientes internos e externos. A TRIAGEM, resolve!