IBAMA - Superintendência Mato Grosso do Sul

CASE

IBAMA - Superintendência Mato Grosso do Sul

O Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis (IBAMA) é uma autarquia federal vinculada ao Ministério do Meio Ambiente (MMA). É o órgão executivo responsável pela execução da Política Nacional do Meio Ambiente (PNMA), e desenvolve diversas atividades para a preservação e conservação do patrimônio natural, exercendo o controle e a fiscalização sobre o uso dos recursos naturais.

O PROBLEMA

Desorganização do arquivo e documentos, inviabilizando o acesso à informação, retardando as respostas de seus servidores às demandas externas.

DESAFIOS

Organizar 900 metros lineares de arquivo, perfazendo um total de aproximadamente 6.500 caixas box's, realizando o tratamento documental, com aplicação de Tabela de Temporalidade, gerando os índices remissos e listagens de eliminação para submissão ao CONARQ para autorização do devido descarte.

SOLUÇÕES

Alocado o time de profissionais da TRIAGEM, estabeleceu-se a aplicação da devida metodologia para execução dos trabalhos, perfazendo os seguintes processos: a) Diagnóstico da massa documental; b) Definição e caracterização do acervo; c) Estudo da Tabela de Temporalidade; d) Aplicação da Tabela de Temporalidade; e) Geração das listagens de eliminação dos documentos com prazo de retenção vencidos; f) Estruturação dos índices remissivos como instrumentos de apoio ao acesso e uso das informações e, por fim, g) Digitalização dos processos necessários de suas respectivas submissões junto ao SEI (Sistema Eletrônico de Informação).

RESULTADOS

Com o trabalho desenvolvido, o IBAMA - Superintendência Mato Grosso do Sul, tornou-se um modelo de gestão documental, alterando drasticamente as rotinas inerentes ao acesso e uso dos documentos, economizando, tempo, dinheiro e, sobretudo, prestando um serviço de melhor qualidade aos demandantes por informações e soluções de caráter ambiental. Por fim, os devidos treinamentos foram ministrados com o objetivo de transferir o devido conhecimento para que se pudesse dar continuidade aos processos de gestão da documentação do órgão. A TRIAGEM, resolve!